Księgowość w firmie – outsourcing, dział wewnętrzny czy program komputerowy

Jedną z najważniejszych decyzji biznesowych świeżo upieczonego przedsiębiorcy jest wybranie najwłaściwszego sposobu prowadzenia księgowości. A wybierać może między zleceniem prowadzenia jej firmie zewnętrznej, czyli tzw. outsourcingiem, utworzeniem działu wewnątrz firmy, lub zajmowaniem się tym na własną rękę wspomagając się specjalistycznym programem do prowadzenia księgowości. Przed dokonaniem ostatecznego wyboru należy przeanalizować każdą metodę pod kątem specyfiki danej firmy, w tym przede wszystkim jej wielkości, ilości klientów i zatrudnianych pracowników, dokonywanych transakcji czy wielkości obrotów. Księgowość jest bowiem dziedziną odpowiedzialną za firmowe finanse i prawidłowość ich prowadzenia. Każde uchybienie czy niedopatrzenie w tym zakresie może skutkować startami finansowymi po stronie przedsiębiorcy, a nawet poniesieniem konsekwencji karno – skarbowych.

ksiegowosc

Outsourcing – czyli nic innego jak zlecenie prowadzenia księgowości wyspecjalizowanej firmie. Jest to obecnie najczęściej wybierana przez polskich przedsiębiorców forma. Decyzja taka jest podyktowana przede wszystkim profesjonalizmem firmy outsourcingowej, jakością świadczonych usług, wygodą, a także względami finansowymi. Ponadto większe podmioty, które świadczą tego typu usługi często mają poszerzoną ofertę o dodatkowe udogodnienia dla przedsiębiorców, np. doradztwo gospodarcze. Zdejmuje to z głowy przynajmniej częściowo ciężar związany z podejmowaniem decyzji biznesowych. Jednak przed wyborem takiej firmy należy przeprowadzić analizę rynku, poszukać opinii, a także najbardziej spersonalizowanej oferty zbliżonej do profilu prowadzonej działalności. Istotne jest także, czy wybrane biuro rachunkowe może reprezentować przedsiębiorcę przed organami państwowymi, szczególnie podatkowymi, czy posiada ubezpieczenie i w jakiej wysokości, a także szczegóły czysto techniczne jak sposób prowadzenia korespondencji i wymiany dokumentów.

Zaletą tego rozwiązania jest to, że przedsiębiorca nie musi poświęcać czasu na stałe aktualizowanie swojej wiedzy z zakresu rachunkowości, księgowości i podatków, ponieważ ustawodawstwo i orzecznictwo w tych dziedzinach jest bardzo dynamiczne, a nieznajomością przepisów podatkowych można sobie mocno zaszkodzić. Jest to również szansa na współpracę z najlepszymi ekspertami, zmniejsza koszty prowadzenia biznesu poprzez umiejętne poruszanie się w przepisach podatkowych, zmniejsza się również ryzyko inwestycyjne. Ponadto współpraca z biurem zewnętrznym jest atrakcyjna kosztowo, ponieważ przy niewielkiej ilości dokumentów dostarczanych przez przedsiębiorcę może ona wynieść jedynie kilkaset złotych miesięcznie. Za taką kwotę z pewnością nie zatrudnimy nikogo na etacie księgowego w firmie. Jako ryzyko w tym wypadku wymienia się wyjawienie tajemnicy przedsiębiorstwa, jednak decydując się na profesjonalne biuro minimalizujemy ryzyko jakiegokolwiek wykorzystania tych informacji w celu innym niż obsługa księgowa firmy.

Innym sposobem rozwiązania tego problemu jest stworzenie w firmie działu wewnętrznego, czy też zatrudnienie księgowego w zależności od potrzeb. W pierwszym przypadku niezbędne jest przygotowanie odpowiedniego zaplecza, a w obu przypadkach niezbędny będzie zakup sprzętu komputerowego, specjalistycznego oprogramowania i innego niezbędnego w pracy biurowej wyposażenia. Ponadto znalezienie wykwalifikowanych osób, które spełnią nasze oczekiwania może okazać się czasochłonne, a z pewnością będzie kosztowne. Księgowy, ze względu na to jaka ciąży na nim odpowiedzialność, jest z reguły jednym z lepiej opłacanych pracowników w firmie. Im większa działalność tym więcej osób na tym stanowisku trzeba zatrudnić. Weryfikacja rynkowa jest bezlitosna, i w praktyce na takie rozwiązanie stać firmy posiadające duże obroty. Wśród zalet tego rozwiązania można jednak wymienić wygodę związaną z przekazywaniem dokumentów wewnątrz firmy, pozostawanie informacji wewnątrz przedsiębiorstwa, co jednak warto zabezpieczyć stosownymi klauzulami w umowie z pracownikiem. Ponadto można domniemywać, że księgowy, którego praca zależy od powodzenia firmy na rynku, będzie z większym zaangażowaniem podchodził do swoich zadań i podejmował najkorzystniejsze dla firmy decyzje księgowe. Największą wadą jest odpowiedzialność przedsiębiorcy, którą ten może ponieść za nieprawidłowe dokonywanie rozliczeń ze skarbówką.

Istnieje jeszcze jeden sposób, mianowicie samodzielne prowadzenie księgowości. Rozwiązanie takie może być wspomagane komputerowym programem księgowym, za pomocą którego bez problemu można przygotować stosowane dokumenty i dokonywać rozliczeń. Niekwestionowaną zaletą tej decyzji jest obniżenie kosztów prowadzenia księgowości, a także pełny, bieżący i bezpośredni wgląd w sytuację finansową firmy. Jednak należy pamiętać, że mimo istnienia pomocnych programów trzeba na bieżąco śledzić zmiany prawne w przepisach z zakresu księgowości, rachunkowości i podatków, a w przypadku uchybienia jakiemuś obowiązkowi lub popełnienia błędu, ponosi się pełną odpowiedzialność, której koszty mogą okazać się wyższe niż koszty profesjonalnej obsługi księgowej. Przy odrobinie dyscypliny przedsiębiorcy, którzy nie dokonują wielu transakcji mogą sobie z tym bez problemu poradzić, jednak gdy w firmie pojawi się więcej klientów czy pracowników, automatycznie zwiększy się też zakres pacy związany z obsługą księgową, a wtedy warto zastanowić się czy nie powierzyć tego obowiązku komuś, kto ma w tym większe doświadczenie.

Dodaj komentarz

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>