Środki trwałe to składniki majątku, których okres używania przewiduje się na co najmniej rok, a które są wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej. Wśród tego rodzaju składników majątku wymienić można przede wszystkim nieruchomości, w tym grunty, prawo do użytkowania wieczystego, budynki i budowle, lokale stanowiące odrębną własność, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego. Poza tym maszyny, urządzenia, pojazdy, ulepszenia w obcych środkach trwałych i inwentarz żywy.
Dla celów ewidencjonowania powstała klasyfikacja środków trwałych (KŚT), która określa dziesięć grup:
– 0 – grunty,
– 1 – budynki i lokale, spółdzielcze prawo do lokalu,
– 2 – obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
– 3 – kotły i maszyny energetyczne,
– 4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
– 5 – maszyny, aparaty i urządzenia specjalistyczne,
– 6 – urządzenia techniczne,
– 7 – środki transportu,
– 8 – narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane,
– 9 – inwentarz żywy.
Powyższe grupy dzielą się na dwie kolejne podgrupy oznaczone kolejno symbolami dwu i trzycyfrowymi.
Ustalenie wartość początkowej środka trwałego jest niezbędne dla celów ewidencyjnych i późniejszej amortyzacji. Zależy ona od rodzaju środka oraz sposobu jego pozyskania. I tak za wartość początkową środka trwałego uznaje się:
– cenę nabycia, jeśli środek został odpłatnie nabyty,
– cenę nabycia powiększoną o wartość przychodu z tytułu świadczenia w naturze, jeśli został częściowo odpłatnie nabyty,
– koszty wytworzenia, jeśli został wytworzony we własnym zakresie,
– wartość rynkową z dnia nabycia lub określoną w umowie darowizny lub umowy nieodpłatnego przekazania, jeśli został nabyty w drodze spadku.
Jeśli środek trwały przybiera postać wkładu niepieniężnego (aportu) wniesionego do spółki, która nie jest osobą prawną, za wartość początkową uznaje się wartość początkową, od której dokonywano odpisów amortyzacyjnych, jeśli przedmiot wkładu był amortyzowany. Jeśli przedmiot wkładu nie był amortyzowany, wartością początkową będą wydatki poniesione na wytworzenie lub nabycie przedmiotu wkładu, które nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w żadnej formie. Natomiast w przypadku gdy ustalenie wydatków na nabycie czy wytworzenie przedmiotu wkładu przez wspólnika, który go wnosi, który jest jednocześnie osobą fizyczną, jest niemożliwe, a przedmiot wkładu nie był wykorzystywany przez wnoszącego wkład w prowadzonej działalności gospodarczej (poza wartościami niematerialnymi i prawnymi wykorzystywanymi przez wspólnika we własnym zakresie), za wartość początkową uznaje się wartość rynkową wkładu.
Ostatnią możliwością wprowadzenia do firmy środka trwałego jest otrzymanie go w związku z likwidacją osoby prawnej. Wtedy wartością początkową jest wartość poszczególnych środków trwałych materialnych i niematerialnych ustalona przez podatnika, która nie może być wyższa od ich wartości rynkowej. Zasady tej nie stosuje się do majątku otrzymanego w związku z likwidacją osoby prawnej, który wcześniej został do tej osoby prawnej wniesiony jako wkład niepieniężny w postaci przedsiębiorstwa, lub zorganizowanej jego części.
Przyjęcie środka trwałego do używania wiąże się z wystawieniem dokumentu księgowego OT, który powinien zawierać nazwę i adres jednostki wystawiającej dokument, numer kolejny OT, datę wystawienia, nazwę środka trwałego, jego wartość, miejsce użytkowania, numer i datę dostawy, stawkę amortyzacji, numer inwentarzowy oraz właściwy symbol określony w Klasyfikacji Środków Trwałych.
Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych nakłada na przedsiębiorców ustawa o rachunkowości. Jeśli ewidencja taka nie będzie prowadzona, dokonywane odpisy amortyzacyjne nie mogą zostać zaliczone na poczet kosztów uzyskania przychodu. W ewidencji powinny się znaleźć następujące dane:
– liczba porządkowa,
– data nabycia i przyjęcia środka do używania,
– wskazanie dokumentu potwierdzającego nabycie,
– określenie środka trwałego lub wartości materialnej bądź niematerialnej,
– właściwy symbol KŚT,
– wartość początkowa i stawka amortyzacyjna,
– kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania odpisów, jeśli składnik był wcześniej wpisany do ewidencji, ale został z niej wykreślony i wpisany ponownie,
– aktualną wartość początkową,
– zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
– wartość ulepszenia jeśli zwiększyło wartość początkową,
– datę likwidacji, ewentualną przyczynę i datę zbycia.